Términos y Condiciones

Estos Términos y Condiciones regulan el acceso y uso de la plataforma FlyHQ (https://myflyhq.com), ofrecida por EXPHI S.A.S, identificada con NIT 901.825.568-0, con domicilio en Colombia (en adelante, “FlyHQ”).

Al marcar la casilla de aceptación y crear una cuenta, el usuario celebra un contrato electrónico con FlyHQ conforme a la Ley 527 de 1999, y declara haber leído y aceptado estos Términos y la Política de Tratamiento de Datos Personales, que forma parte integral de ellos. Si actúa en nombre de un Explotador UAS, declara además que tiene facultades para obligarlo. Quien no esté de acuerdo debe abstenerse de usar la Plataforma.

• Explotador UAS u Organización: persona natural o jurídica que opera aeronaves no tripuladas y administra su espacio de trabajo en la Plataforma.
• Piloto freelance: piloto que usa la Plataforma por cuenta propia, con un espacio personal.
• Usuario: toda persona con una cuenta de acceso, cualquiera sea su rol.
• Contenido del usuario: datos, documentos, archivos, registros de vuelo y demás información que el usuario carga o genera en la Plataforma.
• RAC 100: Reglamento Aeronáutico de Colombia sobre operación de sistemas de aeronaves no tripuladas, expedido por la Aerocivil.

FlyHQ es una herramienta de software para organizar la información operacional de un explotador UAS y de sus pilotos: integrantes y credenciales, flota y mantenimiento, misiones, análisis de riesgo, vuelos, bitácoras, procesamiento de registros de vuelo, reportes SMS, notificaciones de vencimiento y una herramienta de consulta de condiciones (“Evaluar Vuelo”).

FlyHQ no es una autoridad aeronáutica, no está afiliada a la Aerocivil ni actúa en su nombre, y no otorga, tramita ni sustituye permisos, certificados o autorizaciones. El cumplimiento del RAC 100 y de las demás normas aplicables es responsabilidad exclusiva del explotador y del piloto. En particular:

• Las bitácoras, libros, expedientes, análisis de riesgo y formatos que genera la Plataforma se construyen con la información que ingresa el usuario; éste debe revisarlos y es responsable de su exactitud antes de usarlos o presentarlos ante cualquier autoridad.
• Las alertas, semáforos y hallazgos automáticos (vencimientos, límites de horas, análisis de un log) son ayudas informativas. Su ausencia no significa que no exista un incumplimiento o un riesgo.
• “Evaluar Vuelo” muestra información de fuentes públicas de terceros (capas de la Aerocivil, servicios meteorológicos y de clima espacial). Es referencial, puede estar desactualizada o no disponible, y no reemplaza la consulta de las fuentes oficiales, los NOTAM, ni el criterio del piloto al mando, quien conserva la decisión final de volar.

• Para crear una cuenta se requiere ser mayor de 18 años y tener capacidad legal para contratar.
• El usuario debe suministrar información veraz, completa y actualizada, y mantenerla así.
• La cuenta es personal e intransferible. El usuario es responsable de la confidencialidad de su contraseña y de toda actividad realizada desde su cuenta, y debe avisar de inmediato a FlyHQ si sospecha un uso no autorizado.

El administrador de una Organización actúa en nombre del Explotador UAS y es quien decide qué personas invita y qué rol les asigna (administrador, jefe de pilotos, piloto o gerente SMS). Cada rol tiene permisos distintos sobre la información de la Organización. El Explotador es responsable de los actos de sus integrantes en la Plataforma y de retirar oportunamente el acceso de quien ya no deba tenerlo.

Un piloto puede pertenecer a varias organizaciones. Sus credenciales personales lo acompañan, pero los vuelos y registros que cada Organización lleva le pertenecen a ésta.

Para fines de soporte, administradores designados de FlyHQ pueden tener acceso administrativo a las organizaciones, sujeto a deberes de confidencialidad y solo para prestar el servicio, atender solicitudes o cumplir obligaciones legales.

El usuario se obliga a usar la Plataforma de buena fe y conforme a la ley. Está prohibido:

• Cargar documentos falsos, adulterados o que no correspondan a su titular, o información inexacta sobre habilitaciones, horas de vuelo o mantenimiento.
• Cargar datos personales de terceros sin su autorización o sin otra base legal.
• Intentar acceder a datos de otras organizaciones o usuarios, eludir los controles de seguridad, o probar vulnerabilidades sin autorización escrita.
• Usar la Plataforma para enviar spam, distribuir software malicioso o sobrecargar la infraestructura (incluido el uso automatizado masivo).
• Copiar, revender o explotar comercialmente la Plataforma sin autorización.
• Usar la Plataforma para planear o encubrir operaciones aéreas ilícitas.

El Contenido del usuario le pertenece a éste o a su Organización. El usuario otorga a FlyHQ una licencia no exclusiva, gratuita y limitada a la duración del servicio para almacenar, procesar, reproducir y mostrar ese contenido con el único fin de prestar el servicio. FlyHQ no lo usa para otros fines.

El usuario garantiza que tiene derecho a cargar el contenido y que éste no infringe derechos de terceros. FlyHQ no revisa previamente el contenido, pero podrá retirar aquel que sea manifiestamente ilícito o que una autoridad ordene retirar.

El tratamiento de datos personales se rige por la Política de Tratamiento de Datos Personales. Respecto de los datos que el Explotador UAS carga sobre su personal, sus pilotos, sus clientes y sus operaciones, el Explotador es el Responsable del Tratamiento y FlyHQ actúa como Encargado, en los términos del Anexo A, que el Explotador acepta al aceptar estos Términos.

En su versión actual, la Plataforma se ofrece de forma gratuita. FlyHQ no realizará ningún cobro sin que el usuario lo acepte de manera expresa. Si en el futuro se establecen planes de pago, se informarán sus condiciones y precios con al menos treinta (30) días calendario de anticipación; el usuario podrá aceptarlos, seguir con las funciones que permanezcan gratuitas si las hubiera, o terminar el servicio y exportar su información.

FlyHQ procura mantener la Plataforma disponible y funcionando correctamente, pero no garantiza un servicio ininterrumpido o libre de errores: puede haber interrupciones por mantenimiento, fallas de proveedores o causas ajenas. La Plataforma está en evolución y sus funciones pueden cambiar. Se recomienda al usuario descargar periódicamente los registros que deba conservar por obligación legal (la Plataforma permite exportarlos).

El software, el diseño, la marca FlyHQ y los demás elementos de la Plataforma son propiedad de EXPHI S.A.S o de sus licenciantes, y están protegidos por la Ley 23 de 1982, la Decisión Andina 351 de 1993 y la Decisión Andina 486 de 2000. Estos Términos no conceden ningún derecho sobre ellos más allá del uso de la Plataforma.

La Plataforma usa datos y obras de terceros bajo sus licencias: cartografía © colaboradores de OpenStreetMap (ODbL) y MapTiler, imágenes de Wikimedia Commons con la atribución que su licencia exige, y capas públicas de la Aerocivil.

FlyHQ responde por los daños que cause por su dolo o culpa grave, y por el incumplimiento de sus obligaciones legales como Responsable o Encargado del tratamiento de datos. En la medida en que la ley lo permita, FlyHQ no será responsable por:

• Las decisiones operacionales (volar o no volar, asignar un piloto, mantener o no una aeronave) que tome el explotador o el piloto, que conservan la responsabilidad que les asigna el RAC 100.
• La exactitud del contenido cargado por los usuarios ni la de las fuentes públicas de terceros.
• Sanciones derivadas de información inexacta o incompleta suministrada por el usuario.
• Interrupciones o fallas causadas por fuerza mayor, caso fortuito o por los proveedores de infraestructura.
• El uso de la cuenta por terceros a quienes el usuario haya dado acceso o por descuido en la custodia de su contraseña.

Nada de lo anterior limita los derechos que la Ley 1480 de 2011 reconoce al usuario que tenga la calidad de consumidor.

El usuario puede dejar de usar la Plataforma y solicitar la eliminación de su cuenta en cualquier momento por el canal de contacto. FlyHQ puede suspender o terminar una cuenta que incumpla estos Términos o la ley, previo aviso cuando sea posible y sin perjuicio de la suspensión inmediata si existe un riesgo para la seguridad de la Plataforma o de terceros.

Terminado el servicio, el Explotador o el piloto freelance podrá exportar su información durante treinta (30) días calendario; después se suprimirá, salvo deber legal de conservarla, como se explica en la Política de Tratamiento de Datos Personales. Las secciones de propiedad intelectual, responsabilidad y ley aplicable continúan vigentes tras la terminación.

FlyHQ puede modificar estos Términos. Los cambios sustanciales se informarán con anticipación por correo y en la Plataforma, que solicitará una nueva aceptación para seguir usándola. Si el usuario no está de acuerdo, puede terminar el servicio y exportar su información.

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las partes procurarán resolver cualquier diferencia de forma directa a través del canal de contacto. Si no fuera posible, la controversia se someterá a los jueces competentes de Colombia, sin perjuicio de las acciones que el usuario consumidor pueda ejercer ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y de las quejas sobre datos personales ante esa misma Superintendencia.

Peticiones, quejas, reclamos y soporte: flyhquav@gmail.com.

Este Anexo regula la transmisión de datos personales del Explotador UAS (el “Responsable”) a FlyHQ (el “Encargado”), conforme al artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y al artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015. Se entiende celebrado cuando el Explotador acepta los Términos y Condiciones.

1. Objeto y alcance. El Encargado tratará los datos que el Responsable cargue en la Plataforma (personal, pilotos, credenciales, documentos, aeronaves, misiones, clientes, vuelos, registros de vuelo y reportes SMS) únicamente para prestar el servicio descrito en estos Términos.
2. Obligaciones del Responsable. Obtener y conservar la autorización previa, expresa e informada de los titulares cuyos datos carga (incluida la autorización específica para datos sensibles como el certificado médico), informarles las finalidades del tratamiento, garantizar la veracidad de los datos y comunicar oportunamente las rectificaciones, revocatorias o supresiones que reciba.
3. Obligaciones del Encargado (Ley 1581 art. 18): tratar los datos solo según las instrucciones del Responsable y la Política de Tratamiento de Datos Personales; no usarlos para fines propios; garantizar su seguridad y confidencialidad con las medidas descritas en la Política; permitir el acceso solo a personal autorizado; actualizar, rectificar o suprimir los datos cuando el Responsable lo indique o lo haga directamente en la Plataforma; tramitar o trasladar al Responsable las consultas y reclamos de los titulares; y abstenerse de circular información que esté siendo controvertida.
4. Sub-encargados. El Responsable autoriza al Encargado a apoyarse en los proveedores tecnológicos listados en la Política (Supabase, Inc., Vercel, Inc., Resend (Plus Five Five, Inc.)), incluida la transmisión internacional que ello implica. El Encargado informará con antelación la incorporación de nuevos sub-encargados que traten datos personales.
5. Incidentes de seguridad. El Encargado informará al Responsable, sin demora injustificada, cualquier violación de seguridad que afecte sus datos, con la información disponible para que éste pueda cumplir sus propios deberes ante los titulares y la Superintendencia de Industria y Comercio.
6. Confidencialidad. El deber de reserva del Encargado y de su personal subsiste aun después de terminada la relación.
7. Terminación. Al terminar el servicio, el Encargado pondrá los datos a disposición del Responsable para su exportación durante treinta (30) días calendario y luego los suprimirá, salvo deber legal de conservarlos.
8. Verificación. El Responsable puede solicitar información razonable sobre las medidas de seguridad y el cumplimiento de este Anexo por el canal de contacto.