Política de Tratamiento de Datos Personales

El Responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados a través de la plataforma FlyHQ (en adelante, “FlyHQ” o “la Plataforma”), disponible en https://myflyhq.com, es:

• Nombre o razón social: EXPHI S.A.S
• Identificación: NIT 901.825.568-0
• Domicilio: Colombia
• Correo para asuntos de datos personales: flyhquav@gmail.com

Esta Política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 1074 de 2015 (Capítulo 25, Título 2, Parte 2, Libro 2), así como de las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Aplica a todos los datos personales registrados en las bases de datos de FlyHQ, ya sea que los suministre el propio titular o un usuario de la Plataforma, y a todo tratamiento realizado en el territorio colombiano o fuera de él cuando le sea aplicable la ley colombiana.

FlyHQ es una herramienta privada de gestión operacional para explotadores de sistemas de aeronaves no tripuladas (UAS) y pilotos, orientada al Reglamento Aeronáutico de Colombia RAC 100. No es una entidad pública ni está afiliada a la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil (Aerocivil).

Para efectos de esta Política, según el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como los datos relativos a la salud.
• Responsable del Tratamiento: persona que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Encargado del Tratamiento: persona que realiza el tratamiento por cuenta del Responsable.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: envío de datos a un receptor que a su vez es Responsable, dentro o fuera del país. Transmisión: comunicación de datos a un Encargado para que los trate por cuenta del Responsable.
• Explotador UAS: persona natural o jurídica que opera aeronaves no tripuladas y que usa la Plataforma para gestionar su organización (empresa cliente de FlyHQ).
• Usuario: persona que tiene una cuenta de acceso en la Plataforma.

El tratamiento se rige por los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En consecuencia, FlyHQ solo trata los datos para las finalidades aquí informadas, no los vende ni los cede a terceros con fines comerciales, y restringe su acceso a quienes lo necesitan para prestar el servicio.

FlyHQ trata datos personales en dos calidades distintas:

1. Como Responsable, respecto de los datos de las personas que crean una cuenta (nombre, correo, credenciales de acceso, aceptación de esta Política) y de los pilotos independientes que usan la Plataforma por su cuenta (categoría “piloto freelance”), así como de los datos técnicos de uso y seguridad de la Plataforma.
2. Como Encargado, respecto de los datos que cada Explotador UAS carga sobre su propio personal, pilotos, aeronaves, misiones, clientes y vuelos. En ese caso el Explotador es el Responsable: decide qué datos carga y para qué, y debe contar con la autorización de sus titulares. FlyHQ los trata únicamente por cuenta e instrucción del Explotador, en los términos del contrato de transmisión incluido como Anexo A de los Términos y Condiciones.

Un mismo piloto puede tener ambas relaciones: su cuenta personal (Responsable: FlyHQ) y su vínculo con uno o varios explotadores (Responsable: cada explotador, respecto de lo que éste registra).

• Identificación y contacto: nombre completo, tipo y número de identificación, correo electrónico y, si la persona lo registra, número de celular.
• Cuenta y acceso: correo, contraseña (almacenada solo como valor cifrado irreversible por el proveedor de autenticación; FlyHQ nunca la conoce en claro), fechas de acceso, dirección IP y navegador al aceptar esta Política.
• Vínculo con organizaciones: organizaciones a las que pertenece, rol (administrador, jefe de pilotos, piloto, gerente SMS) y estado de la membresía.
• Habilitaciones aeronáuticas: certificado de idoneidad (código CIPU), adiciones al certificado, fechas de vigencia y los documentos PDF que las respaldan.
• Datos de salud (sensibles): certificado médico ocupacional y su fecha de vencimiento. Ver sección 8.
• Actividad de vuelo: fecha, hora, duración, horas acumuladas de vuelo y de servicio, aeronave utilizada, misión, tipo de operación y ubicación (coordenadas) de cada vuelo.
• Registros de vuelo (logs/telemetría): archivos de DJI, ArduPilot o MAVLink, que contienen la trayectoria GPS del vuelo, altura, velocidad, batería, eventos del equipo y números de serie de la aeronave y la batería. Son datos de geolocalización asociados al piloto.
• Seguridad operacional (SMS): reportes de peligros, incidentes y accidentes, y la persona que los reporta.
• Datos del explotador: razón social, NIT, logotipo, manuales y certificados de la organización, pólizas, y el nombre de quien es responsable de su pago.
• Datos técnicos: registros de seguridad del servidor (dirección IP, fecha, ruta solicitada) y métricas anónimas de uso. Ver sección 17.

Los datos provienen del propio titular o del Explotador UAS al que está vinculado. FlyHQ no compra bases de datos ni obtiene datos personales de fuentes externas.

Los datos se tratan exclusivamente para:

1. Crear, autenticar y administrar la cuenta del usuario y su pertenencia a organizaciones.
2. Prestar el servicio: llevar la bitácora de vuelo del piloto, el libro de vuelo y de mantenimiento de cada aeronave, el control de vencimientos de credenciales y documentos, y el cálculo de horas acumuladas, en el formato que el RAC 100 exige al explotador y al piloto.
3. Generar alertas y notificaciones (en la Plataforma y por correo) sobre vencimientos, mantenimiento, reportes SMS y requisitos de habilitación.
4. Procesar los registros de vuelo que el usuario sube, para construir la trayectoria, las gráficas y los hallazgos técnicos, y completar automáticamente la bitácora.
5. Permitir al explotador preparar la documentación que debe tener disponible ante la Aerocivil (análisis de riesgo, expediente de misión, solicitud de vuelo). FlyHQ no envía documentos a la Aerocivil en nombre del usuario.
6. Atender soporte, consultas, reclamos y solicitudes de los titulares.
7. Garantizar la seguridad de la Plataforma, prevenir fraude y abuso, y mantener registros de auditoría.
8. Medir de forma agregada y anónima el uso de la Plataforma para mejorarla (sin perfiles individuales ni publicidad).
9. Enviar comunicaciones sobre cambios en el servicio, en esta Política o en los Términos. Cualquier comunicación comercial o promocional requerirá una autorización adicional y separada, que podrá revocarse en cualquier momento.
10. Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.

FlyHQ no vende, alquila ni comercializa datos personales, ni los usa para publicidad dirigida ni para tomar decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre el titular. Los indicadores automáticos de la Plataforma (por ejemplo, “piloto no apto” por vencimiento del médico, o los hallazgos de un log) son ayudas informativas para el explotador y el piloto, que conservan la decisión.

El certificado médico ocupacional es un dato relativo a la salud y, por tanto, un dato sensible (Ley 1581 de 2012, art. 5). Su tratamiento tiene como única finalidad verificar la vigencia del certificado de idoneidad del piloto, que el RAC 100 condiciona a la vigencia del examen médico.

• Es facultativo: el titular no está obligado a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles ni a suministrarlos a través de FlyHQ.
• Antes de cargar un certificado médico, la Plataforma solicita una autorización explícita y específica para ese dato, separada de la aceptación general de esta Política, y conserva prueba de ella.
• Cuando quien lo carga es el Explotador o un usuario distinto del titular, ese usuario declara contar con la autorización previa, expresa e informada del titular, obtenida conforme a la ley.
• Su acceso está restringido al propio titular y a los roles de administrador, gerente SMS y jefe de pilotos del explotador al que pertenece; otros pilotos de la organización no pueden verlo.

Los reportes SMS de accidentes pueden llegar a describir lesiones de personas. Se pide a los usuarios no incluir en ellos datos de salud ni identificación de terceros más allá de lo estrictamente necesario para la gestión de la seguridad operacional.

La Plataforma está dirigida a personas mayores de 18 años y a personas jurídicas. FlyHQ no recolecta de forma intencional datos de menores de edad. Si se llegaran a cargar, se tratarán respetando su interés superior y sus derechos fundamentales (Ley 1581 art. 7) y, al conocerse, se suprimirán salvo que exista autorización de su representante legal y una finalidad legítima.

Los usuarios pueden registrar datos de personas que no tienen cuenta en la Plataforma: integrantes invitados, clientes de una misión, pilotos externos de un log cargado para análisis, o personas mencionadas en un reporte SMS. Quien carga esos datos garantiza que cuenta con la autorización de su titular o con otra base legal, y que los datos son veraces y necesarios. Cuando un integrante invitado crea su cuenta, la Plataforma le presenta esta Política y le solicita su propia aceptación.

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
3. Ser informado, previa solicitud, del uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales, siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
6. Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.

Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien haya estipulado a favor de otro. Muchos datos (nombre, documentos, credenciales) pueden consultarse y actualizarse directamente desde la Plataforma. Cuando los datos fueron cargados por un Explotador UAS, la solicitud puede dirigirse a ese Explotador o a FlyHQ, que la trasladará y colaborará en su atención.

La autorización se obtiene de forma electrónica, mediante una casilla no premarcada al crear la cuenta, en la que el titular declara haber leído y aceptado esta Política y los Términos y Condiciones. Para datos sensibles se solicita una autorización separada (sección 8). Cuando se publica una nueva versión sustancial, la Plataforma solicita una nueva aceptación antes de continuar.

FlyHQ conserva prueba de cada autorización: documento y versión aceptados, fecha y hora, correo de la cuenta, dirección IP y navegador. El titular puede solicitar copia de esa prueba.

No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012: información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones o por orden judicial, datos de naturaleza pública, urgencia médica o sanitaria, tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, y datos relacionados con el Registro Civil.

Las solicitudes se presentan por correo electrónico a flyhquav@gmail.com, e incluyen: nombre e identificación del titular (o la acreditación de quien actúa en su nombre), descripción de la solicitud, dirección o correo de respuesta y los documentos que se quieran hacer valer.

Consultas (Ley 1581 art. 14): se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible atenderlas en ese término, se informará al interesado el motivo y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos (Ley 1581 art. 15) para corrección, actualización, supresión o por presunto incumplimiento:

1. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que subsane. Si pasan dos (2) meses sin respuesta, se entenderá que desistió.
2. Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y su motivo en un término no mayor a dos (2) días hábiles, hasta que se decida.
3. Se atenderá en un término máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

El titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado este trámite (Ley 1581 art. 16). La supresión o revocatoria no procede cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

La atención de peticiones, consultas y reclamos está a cargo de EXPHI S.A.S, a través del correo flyhquav@gmail.com, quien actúa como oficial de protección de datos de FlyHQ.

Para operar, FlyHQ se apoya en los proveedores tecnológicos listados abajo. Algunos están ubicados fuera de Colombia, por lo que el tratamiento implica la transmisión internacional de datos. FlyHQ solo trabaja con proveedores que ofrecen garantías de seguridad y confidencialidad y se adhiere a sus acuerdos de tratamiento de datos. Con la aceptación de esta Política, el titular autoriza de manera expresa e inequívoca esta transmisión internacional (Ley 1581 art. 26, lit. a).

Los “servicios de consulta” no reciben el nombre, correo ni identificación del usuario: solo la información técnica necesaria (una coordenada, una dirección buscada, un dato del equipo). FlyHQ no transfiere datos personales a terceros para que los usen con fines propios.

Entre las medidas técnicas y administrativas adoptadas:

• Toda comunicación con la Plataforma viaja cifrada (HTTPS/TLS).
• Aislamiento entre organizaciones a nivel de base de datos (políticas de seguridad por fila): un explotador no puede ver los datos de otro.
• Permisos por rol dentro de cada organización; los datos personales sensibles de un piloto no son visibles para otros pilotos.
• Archivos almacenados en un repositorio privado, accesibles solo mediante enlaces temporales firmados.
• Contraseñas almacenadas únicamente como valores cifrados irreversibles.
• Llaves y secretos de servicio guardados fuera del código fuente y fuera del navegador del usuario.
• Registro de las autorizaciones otorgadas y acceso administrativo restringido.

Ningún sistema es infalible. Si se presenta un incidente de seguridad que comprometa datos personales, FlyHQ informará a la Superintendencia de Industria y Comercio y, cuando corresponda, a los titulares y explotadores afectados, conforme a la Ley 1581 (arts. 17 lit. n y 18 lit. k) y a las instrucciones de la SIC.

FlyHQ usa únicamente:

• Cookies estrictamente necesarias de sesión, para mantener iniciada la sesión del usuario de forma segura. Sin ellas la Plataforma no puede funcionar, por lo que no requieren consentimiento adicional.
• Almacenamiento local del navegador para preferencias de interfaz (modo claro u oscuro, unidad de viento). No contiene datos personales y no sale del dispositivo.
• Analítica sin cookies (Vercel Web Analytics): cuenta visitas y mide el rendimiento de las páginas de forma agregada, sin cookies, sin identificar al visitante y sin seguirlo entre sitios.

FlyHQ no usa cookies publicitarias ni de seguimiento de terceros. Si en el futuro se incorporan, se solicitará el consentimiento previo del usuario. Los mapas de terceros (sección 15) pueden registrar la dirección IP del navegador al descargar las imágenes del mapa.

Los datos se conservan mientras la cuenta o la relación con el Explotador UAS esté vigente, y después por el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, las obligaciones legales (incluidas las de conservación de registros que la normativa aeronáutica imponga al explotador o al piloto) y la atención de posibles reclamaciones.

Cuando un Explotador termina su relación con FlyHQ, podrá exportar sus registros durante los treinta (30) días calendario siguientes; vencido ese plazo, los datos se suprimen, salvo deber legal de conservarlos. Las copias de respaldo se eliminan en el ciclo de rotación del proveedor, que no supera treinta (30) días. La prueba de las autorizaciones se conserva mientras pueda ser requerida por la autoridad o por el titular.

La base de datos de FlyHQ estará vigente mientras se preste el servicio.

Cuando la ley lo exija según el tamaño y la naturaleza del Responsable, FlyHQ inscribirá sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, y lo mantendrá actualizado.

Esta Política rige desde el 6 de octubre de 2026. Cualquier cambio sustancial (en la identificación del Responsable o en las finalidades) se comunicará antes de su implementación por correo y en la Plataforma, y se solicitará una nueva aceptación cuando corresponda. Las versiones anteriores se conservan y pueden solicitarse por el canal de la sección 13.